Не тратьте время на печать и доставку документов
Накладные, счета-фактуры создавайте как обычно или прямо в СБИС. Один клик - и они у клиента. Он подписывает их электронной подписью и отправляет вам. В итоге у вас и у него полный комплект подписанных юридически значимых документов. Аналогично можно организовать электронный документооборот не только для компаний, но и для сотрудников, и даже для обыкновенных людей, независимо от того, зарегистрированы они в СБИС или нет.
Редактируйте и подписывайте на любом устройстве
Встроенные в СБИС средства позволяют вам создавать и редактировать офисные (Word, Excel) файлы и учетные документы (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты…) на телефоне, планшете или компьютере. С облачной подписью вы легко заверите документы на любом из этих устройств.
Обсуждайте и редактируйте документы с партнерами онлайн
Вы отправили договор клиенту, но у него возникли вопросы по тексту - обсудить все замечания можно в чате по документу. Здесь же можно организовать видеконференцию или отправить видеосообщение. Отредактируйте совместно текст договора в online-редакторе или в GoogleDocs – СБИС сохранит все версии и историю изменений документа, зафиксирует результаты всех обсуждений и видеоконференций в ленте событий электронного документооборота.
Подписание инструкций, приказов и других внутренних документов
Журнал учета инструктажа по технике безопасности, по пожарной безопасности, заявление на отпуск, приказ об изменении штатного расписания, оклада сотрудника - сколько бумаг мы должны оформлять в нашей повседневной работе. Используя электронный документооборот СБИС, вы можете сами выдать сотрудникам электронную подпись для заверения внутренних документов и навсегда избавить себя от беготни с оформлением и сбором подписей под этими не всегда нужными нам бумагами.
Сверьте документы с контрагентом и сведите к нулю налоговые риски
С 2015 года налоговые органы тотально сверяют книги покупок/продаж между контрагентами. Расхождения могут привести к проверкам. СБИС тщательно проверяет форму документа ваших поставщиков, реквизиты, подписи. Вы будете получать через электронный документооборот только корректную «первичку», которую налоговая при проверке точно не «отбракует». СБИС может сверить ваши документы с книгами покупок/продаж ваших контрагентов до того, как это сделает налоговая служба, и заранее предупредит вас о возможных расхождениях.
Архив электронных и бумажных документов
Хранить бумажные документы неудобно – они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный архив СБИС решает все эти проблемы. Хранить документы в СБИС даже надежнее, чем на локальном компьютере. Сервера СБИС находятся в тщательно защищенном дата-центре.
В СБИС удобно хранить и бумажные документы. Один раз сделайте скан и работайте дальше уже с ним (их принимает даже налоговая). А для связи электронного документооборота с бумажным отлично подойдет QR-код, который СБИС напечатает на документе.
Госорганам тоже удобнее работать с электронными документами
Хранящиеся в СБИС электронные документы можно представить в суд, казначейство или любой другой госорган как в виде файлов-оригиналов, так и в виде бумажных копий со штампом. А в налоговую их удобно отправить через интернет: получив истребование, просто выберите нужные документы из списка и нажмите «Отправить». Далее СБИС сам сделает опись, все отправит и уведомит вас о приеме документов инспектором.
Шифруйте документы для большей безопасности
Все данные в электронном документообороте СБИС передаются по зашифрованному каналу, исключающему их перехват или подмену, но, если вы считаете, что этого недостаточно, можете зашифровать документы в адрес ваших партнеров, используя в качестве ключа электронную подпись или просто пароль.